Поясняюємо просто: легалізація документів

Свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, документи про освіту чи нотаріальні документи — іноді українські документи потрібно використовувати за кордоном.

І тоді виникає питання: чи потрібно їх легалізувати?

Легалізація документа — це процедура, за допомогою якої підтверджується його офіційний статус для використання в іншій державі.

Простіше кажучи, вона допомагає іноземній установі переконатися у справжності підпису посадової особи, яка підписала документ, а також відбитка печатки або штампа на ньому.

Легалізація ≠ апостиль

Ці поняття часто плутають, хоча це різні процедури.

Апостиль — спеціальний штамп, який застосовується для засвідчення офіційних документів, призначених для використання в іншій державі-учасниці Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Консульська легалізація застосовується у випадках, коли відповідний порядок передбачений для держави, де планується використання документа.

Під час консульської легалізації засвідчується справжність підпису посадової особи, статус особи, яка підписала документ, а також справжність печатки або штампа.

Чи потрібно легалізувати кожен документ?

Ні.

Необхідність апостиля або консульської легалізації залежить від:

- держави, у якій буде використовуватися документ;

- виду документа;

- міжнародних договорів України з відповідною державою.

У деяких випадках документи можуть бути звільнені від легалізації. Зокрема, міжнародними договорами може бути передбачено, що певні документи приймаються без додаткового засвідчення.

Саме тому перед оформленням документа важливо перевірити, який порядок діє між Україною та державою, у якій документ буде використовуватися.

Детальніше про Конвенцію, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 5 жовтня 1961 року, можна ознайомитися на сайті Верховної Ради України. https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/995_082#Text

Також для консульської легалізації окремі документи перед поданням до Міністерства закордонних справ України проходять попереднє засвідчення в установленому порядку.

Тож що робити?

Перед тим як подавати український документ за кордоном, варто з’ясувати:

- У якій державі він буде використовуватися?

- Чи потрібне його додаткове засвідчення?

- Який саме порядок застосовується — апостиль, консульська легалізація чи документ, звільнений від такої процедури?

Головне — не плутати процедури та не оформлювати їх «про всяк випадок».

Порядок засвідчення документа залежить від конкретної країни, виду документа та міжнародних договорів України.